Com 3,6 milhões de novas ações trabalhistas em 2024 formalização documental passa a integrar a estratégia financeira corporativa

O Brasil registrou cerca de 3,6 milhões de novas ações trabalhistas em 2024, segundo dados do Tribunal Superior do Trabalho, enquanto o volume total de julgamentos ultrapassou 4 milhões no ano, o maior patamar das últimas duas décadas. O aumento da litigiosidade ocorre em paralelo ao avanço da fiscalização eletrônica da Receita Federal e ao cruzamento automatizado de dados fiscais. 

Para Mayra Saitta, advogada empresarial e fundadora do Grupo Saitta, hub que integra contabilidade, advocacia e consultoria estratégica, a formalização documental deixou de ser rotina burocrática e passou a integrar o planejamento financeiro das empresas. “Prova documental decide processo. Sem contrato claro, registro adequado e política interna assinada, a empresa começa qualquer disputa em desvantagem”, afirma.

O relatório Justiça em Números, do Conselho Nacional de Justiça, mostra que a fase de execução continua entre os principais gargalos do Judiciário, o que amplia o tempo e o custo das disputas. 

Na prática, isso significa recursos imobilizados por anos. Ao mesmo tempo, a Receita Federal intensificou o uso de tecnologia para cruzamento de informações, aumentando a capacidade de identificar inconsistências em obrigações acessórias e enquadramentos tributários.

Segundo a especialista, a combinação de alta litigiosidade e fiscalização digital exige mudança de postura. “A empresa que cresce sem organizar sua base contratual pode até aumentar faturamento, mas acumula risco invisível no balanço. 

Esse passivo aparece quando surge a primeira ação ou autuação”, diz. Para ela, proteção financeira começa na organização preventiva. “Quando há documentação consistente, a margem de interpretação diminui. Isso impacta diretamente o resultado de um processo.”

A ausência de formalização pesa sobretudo em ações trabalhistas envolvendo jornada, acúmulo de função e benefícios concedidos informalmente. Já na esfera fiscal, contratos genéricos e falta de padronização interna costumam fragilizar a defesa. “O juiz decide com base no que está nos autos. Se a empresa não consegue comprovar sua prática, a decisão tende a se apoiar na versão apresentada pelo reclamante ou na presunção fiscal”, aponta.

A especialista aponta cinco medidas para reduzir risco trabalhista e fiscal e proteger o caixa das empresas

A estratégia passa por organização contínua e integração entre áreas. A seguir, cinco medidas apontadas pela advogada para reduzir exposição e fortalecer a defesa empresarial.

• Mapear riscos trabalhistas e tributáriosO primeiro passo é identificar vulnerabilidades em vínculos, descrição de cargos, contratos de prestação de serviços e enquadramento fiscal. O diagnóstico orienta as correções prioritárias.

• Atualizar contratos e políticas internas Documentos devem refletir a realidade da operação. Modelos padronizados e desatualizados aumentam a exposição jurídica.

• Registrar rotinas e manter arquivo organizado Controle de jornada, comunicações formais, recibos e atas precisam ser armazenados de forma sistemática. Em disputas, a ausência de prova documental costuma pesar contra o empregador.

• Integrar contabilidade e jurídico Inconsistências entre o que é praticado e o que é declarado geram risco. A comunicação entre departamentos reduz falhas e antecipa ajustes.

• Contratar assessoria preventiva especializada O suporte externo deve atuar de forma contínua, acompanhando mudanças legais e revisando procedimentos internos. “O custo da prevenção é menor que o de uma condenação. Proteção não é despesa, é parte da estratégia”, afirma.

Para Mayra, a formalização adequada também fortalece a imagem institucional e a relação com bancos e investidores. Empresas organizadas transmitem previsibilidade e menor risco. “Documento organizado é ativo financeiro. Ele protege patrimônio, preserva caixa e sustenta o crescimento”, conclui.

Com mais de 4 milhões de processos julgados pela Justiça do Trabalho em 2024, segundo o TST, a defesa empresarial passou a depender menos de argumentação retórica e mais de comprovação escrita. A informalidade, antes vista como flexibilidade operacional, hoje representa vulnerabilidade jurídica com impacto direto no caixa.